Cómo prepararte para una toma de inventario: checklist completo
La mitad de un buen inventario se gana antes de escanear el primer código. Esta es la lista de verificación que usamos con nuestros clientes para que el conteo sea rápido, preciso y sin sorpresas.
Dos semanas antes
Define alcance y fecha
Qué se cuenta (toda la tienda, la bodega, solo algunas categorías, activos fijos), en qué fecha y en qué horario. Si es un inventario de cierre, considera que diciembre y enero son meses de alta demanda.
Prepara tu maestro de artículos y ubicaciones
Exporta de tu sistema el listado de artículos (código, código de barras, descripción, unidad) y, si aplica, de ubicaciones. Acuerda el formato con la empresa de inventarios: un archivo que no cumple el formato debe señalarse y corregirse antes del conteo, no "arreglarse" en silencio.
Revisa los códigos de barras
Productos sin código, con códigos repetidos o ilegibles frenan el conteo. Identifícalos y define cómo se van a etiquetar.
Unos días antes
Ordena y agrupa
Cada artículo en un solo lugar cuando sea posible, cajas rotuladas, ubicaciones identificadas. Separa y marca lo dañado, vencido, en consignación o que no pertenece al inventario.
Planifica el corte de movimientos
Decide hasta qué hora se reciben y despachan pedidos, cómo se manejan las ventas durante el conteo y quién autoriza excepciones.
Designa un responsable
Una persona de tu equipo que conozca la operación, responda dudas en el momento y apruebe los reconteos.
El día del conteo
- Movimientos cortados o controlados.
- Accesos abiertos a todas las áreas a contar.
- Mercancía de recibos pendientes identificada aparte.
- El responsable disponible durante todo el conteo.
Después del conteo
Revisa el reporte de diferencias por artículo y ubicación, solicita reconteos donde haga falta y ajusta tu sistema solo con el reporte final conciliado. Guarda el reporte como soporte para tu contador y auditor.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cerrar el negocio para el inventario?
No siempre. Se puede contar fuera de horario, por secciones o con conteos cíclicos; lo importante es controlar los movimientos mientras se cuenta.
¿Qué archivo necesita la empresa de inventarios?
El maestro de artículos (y de ubicaciones si aplica) exportado de tu sistema, en el formato acordado durante la planificación.
¿Qué hago con la mercancía dañada o vencida?
Sepárala y márcala antes del conteo para que se cuente aparte y no distorsione el inventario disponible.